2019-03-09

従業員の位置情報を活用したマネジメント導入のポイント

スマートフォンやIoTなどの普及により、GPSなどによる位置情報を活用した訪問手配管理や動態管理といった、従来大企業にしか選べなかったマネジメントのシステム化が可能になってきました。

弊社へも、顧問契約先様から導入の勘所についてお問い合わせを頂くことが多くなってきましたので、よくお話させて頂く内容を公開することにいたしました。

メリットばかりでなく、会社にとってデメリットもあります。代表的なことがらとしては

などが挙げられ、経営者・総務部門の方や社労士の手腕が問われます。下記によくまとまっていますので、ご検討前にご一読頂くことをお勧めいたします。

各システムは従業員ごとのIDや氏名の登録が必要になりますので、グループウェアなどのアカウント情報と連動出来るものが望ましいと云えます。

また、作業や営業の為社外で活動する社員が、出先からでも社内情報を閲覧・申請を行わせる必要があるはずです。グループウェアを未導入の場合、諸々のシステムの連携の基盤ともなりますので、まず導入を前提に検討すべきかと思われます。

【代表的なグループウェア】

なお、位置情報の取得等々にあたり、就業規則などの整備が必要になりますが、これらは常に閲覧できる状態にしておく必要があります。

グループウェア上で最新の就業規則を掲示しておくことで対応することができますし、外勤の社員に対してもグループウェアの掲示板で周知事項を配信することも可能になります。

スマートフォンやタブレットなどから位置情報を取得する際、個人（私有）のデバイスから取得することは可能？会社から貸与すべき？論を整理。

タイムカードシステムなど、出勤・退勤時の打刻をスマートフォンから行うシステムであれば、打刻時のみ位置情報を取得しますので、個人の所有する機器から行わせても良いでしょう。（2台持ちさせなくてよいメリットもあります）

管理者側から位置情報を常に確認可能な（または記録し続ける）システムの場合、就業時間外も情報を収集し続けてしまう可能性があります。

この場合、会社からタブレットやスマートフォンを貸与し、業務時間外は電源をオフにするような運用とすることでリスクも低減します。従業員からも情報取得について視覚的に確認できますので安心できます。

特に最近は在宅勤務や兼業、個人事業主への業務委託など就業形態も多様化していますので、私有デバイスからの位置情報取得は難しいと考えるべきでしょう。

社員の、というよりは社用車の位置情報を取得するマネジメントの話題となりますが、これらはデメリットも少なく有用です。

社用車が5台以上ある場合は、「安全運転管理者」を選任し、運転車台帳や車両管理台帳、運転日報の整備を行う義務がありますが、実際問題、手作業では有効なPDCAを回すことは困難です。

このようなケースでは、以下のような専用の車載デバイスを導入することで、運航位置情報の収集や運転特性の把握などの実質的な対策が可能になります。

社用車の運転中は、基本的に業務時間でしょうから（私的利用を禁止している場合）プライバシーの問題にも配慮され、従業員の理解も得やすく取り組みやすい部分ですが、勤怠管理（タイムカード）などは別に検討する必要があるでしょう。※乗車以外の業務もあるでしょうからね。

音声通話（電話番号による発信）が多い場合は、3大キャリア(ドコモ/ソフトバンク/au)が有効ですが、タブレットなど音声通話がそもそも存在しないデータ通信専用であれば「格安SIM(MVNO)」と呼ばれるサービスが良いでしょう。

MVNOは個人向けのサービスが主流ですが、法人契約可能なサービスも出てきています。

【よくご紹介する法人向けサービス】

弊社ではMVNOを含めた、通信キャリア各社との連携により、機器から回線まで最適なプランのご提案が可能です。

就業規則の整備、また、従業員に対して目的と運用についての事前説明を必ず行う。
管理システムの選定にあたっては、グループウェアとIDや社員情報の一元管理/連携が可能なシステムが望ましい。（グループウェア未導入の場合は、導入を前提としてお考え頂く）
私用デバイスからの位置情報取得は、打刻時に限定して取得する以外は難しい。携帯やタブレットの貸与を前提に検討頂く。音声通話が少なければMVNOが良。
社有携帯(タブレット)については、勤務時間外はオフにする運用などで、プライバシーの問題に十分配慮する、。